Юридическая консультация

Про порядок знищення медичної документації

Знищення документів: правомрність чи ні? Як це робити правильно, за Законом?

Закінчені у діловодстві справи постійного, тривалого строку зберігання та з особового складу підлягають переданню в архів закладу охорони здоров’я. А документи тимчасового строку зберігання зберігаються за місцем їх формування у справах структурних підрозділів цього закладу і після закінчення строку зберігання підлягають знищенню у встановленому порядку.

Відповідно до наказу Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 р. N 41, забороняється знищувати документи без попереднього проведення експертизи їх цінності.

Експертизу цінності документів, їх відбір для подальшого зберігання здійснюють експертні комісії (ЕК) цих закладів, що діють відповідно до положень про них, розроблених на підставі Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного та комунального підприємства, установи та організації, затвердженого наказом Державного комітету архівів України від 17 грудня 2007 р. №183, або Примірного положення про експертну комісію об’єднання громадян, релігійної організації, а також підприємства, установи та організації, заснованої на приватній формі власності, затвердженого наказом Державного комітету архівів України від 6 травня 2008 р. №83.

Завданням ЕК є організація та проведення експертизи цінності документів, що утворилися в діловодстві закладу охорони здоров’я.

Відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, та складання акта про вилучення цих документів для знищення здійснюються після зведення описів справ закладу охорони здоров’я за відповідний період. Зведені описи і акт розглядаються ЕК закладу охорони здоров’я одночасно. Схвалені ЕК закладу описи справ, акти про вилучення для знищення документів разом подаються на розгляд ЕПК (експертно-перевірна комісія) відповідного державного архіву. Схвалені ЕПК описи справ постійного зберігання, а також погоджені нею описи справ з особового складу та акти про вилучення для знищення документів затверджуються керівником організації, після чого організація — фондоутворювач має право знищувати документи.

Заклади охорони здоров’я, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, складають акти про вилучення для знищення документів після підготування описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Акти одночасно з описами справ подаються на розгляд ЕК закладу, після чого схвалені акти про вилучення для знищення разом із описами справ з особового складу подаються на погодження ЕПК (ЕК) державної архівної установи, архівного відділу міської ради. Знищення документів проводиться після затвердження акта керівником закладу охорони здоров’я, якщо практична потреба в них відпала й строки їх зберігання за Переліком, затвердженим наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 р. N 41, вичерпані.

Справи, відібрані для знищення, передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага паперової макулатури, що передана для переробки. Дата здачі документів, їх вага та номер накладної вказуються в актах про вилучення документів для знищення. Ці акти вміщуються в справу архівного фонду організації та зберігаються в архіві організації.

Знищення документів без схвалення описів справ постійного зберігання ЕПК державного архіву (для організацій — джерел формування НАФ), а також порушення встановлених Переліком строків зберігання документів є незаконними і тягне відповідальність згідно з чинним законодавством України.

Олена Бабич, медичний адвокат, партнер юридичної компанії “Бабич, Сисоєнко і Партнери

Комментировать

Нажмите для комментария

Мы на Facebook